Злиття word і excel.

Відео: Злиття документів MS Word і MS Excel

злиття Excel - це коли дані з таблиці Excel переносяться в будь-який документ, бланк, таблицю в Word. злиття Excel і Word стане в нагоді при заповненні звітів, листів, розсилок, повідомлень, договорів, тощо Наприклад, дані звіту з таблиці Excel в форму бланка звіту в Word.
Як заповнити бланк в Word.
У нашому прикладі, ми розглянемо, як написати повідомлення клієнтам, список яких у нас в таблиці Excel.
1. Таблиця Excel з даними повинна відповідати деяким правилам.
Таблиця Excel повинна мати шапку таблиці (назва стовпців).
Не повинно бути однакових назв стовпців.
У таблиці не повинно бути об`єднаних осередків, щоб в документі Word не було зсуву рядків. Як зробити таблицю, дивіться в статті "Як зробити таблицю в Excel" тут.
Наприклад, у нас така таблиця.
У стовпці «Пол» пишемо закінчення чоловіче чи жіноче слова «Шановний».
2. Бланк в Word.
Це заготовка бланка - однаковий текст для всіх клієнтів, без імен, без закінчень слова «Шановний», п.ч. клієнти є і чоловіки, і жінки.
Як зробити фірмовий бланк в Word, читайте в статті "Фірмовий бланк. Колонтитули в Word" тут.
3.Злиття Excel і Word - переносимо потрібні дані з таблиці Excel в бланк Word. Для цього скористаємося майстром злиття в Word. В Word, де заготівля нашого бланка на закладці «Розсилання» в розділі «Почати злиття» натискаємо кнопку «Почати злиття». Зі списку вибираємо функцію «Покроковий майстер злиття».

Справа екрану з`явиться вікно майстра злиття. Залишається виконувати все, що він нам скаже. Всього потрібно зробити шість легких етапів дій.
Перший етап.
Виберемо «Тип документа» - «Листи».
Натискаємо внизу у цьому діалоговому вікні кнопку «Далі. Відкриття документа ».
Другий етап.

У діалоговому вікні «Вибір документа» ставимо - «Поточний документ». Оскільки ми відкрили майстер злиття на сторінці Word, на якій написали шаблон бланка. І хочемо заповнити даними цей бланк - поточний документ.
Натискаємо кнопку «Далі. Вибір одержувачів ».
Третій етап.
У нас вже є список одержувачів цього послання в таблиці Excel, П.Е. вибираємо - «Використання списку».А щоб знайти нашу таблицю, натискаємо кнопку «Огляд». Ось наш список.Тепер в цьому списку потрібно встановити галочки навпроти тих людей, яким будемо розсилати цей лист з нагадуванням оплати. Якщо список великий, то можна скористатися фільтром. Поставили в таблиці галочки у потрібних прізвищ, все перевірили, натискаємо «ОК».
Натискаємо кнопку «Далі. Створення листи »в діалоговому вікні майстра злиття.
Четвертий етап.
Тепер будемо розставляти в нашому шаблоні бланка потрібні слова в потрібних місцях документа. Ставимо курсор перед знаком оклику - тут ми напишемо прізвище. У діалоговому вікні «Створення листи» натискаємо кнопку «Інші елементи».У діалоговому вікні зі списку вибираємо слово «Прізвище». Натискаємо кнопку «Вставити». Натискаємо кнопку «ОК». Робимо один пробіл. Знову натискаємо на кнопку «Інші елементи», вибираємо слово - «Ім`я», натискаємо «Вставити», «ОК». Після слова «Шануймо» ставимо слово «Пол» .Так помічаємо все місця потрібними словами.
У нас вийшла така заготовка документа.Натискаємо кнопку в вікні майстра злиття «Далі. Перегляд листів ».
П`ятий етап.
Переглядаємо, як вийшли листи. Натискаємо на стрілку в діалоговому вікні у слова «Одержувач: 1», перегортаємо листи.Вийшло так.
Упс, а дата написана не як ми звикли читати. Але є вихід.
Натискаємо правою кнопкою миші на дату в нашому листі і вибираємо з контекстного меню функцію «Коди / Значення полів». Замість дати утворилося таке поле.Код міняти не будемо, але допишемо формат дати всередині фігурних дужок.Натискаємо знову правою кнопкою на цей код і вибираємо функцію «Оновити поле». Вийшло так. Якщо в листі, документі потрібно написати номер, щоб перед цифрами були нулі, то код допишемо так. # `` 000000 `` - скільки цифр в номері, включаючи нулі попереду нулі, стільки нулів і ставити в коді.
Натискаємо кнопку в майстра злиття «Далі. Завершення злиття ».
Шостий етап.
Тут можна вибрати різні функції. «Друк» - роздрукувати листи.
Або «Змінити частину листів». Можна зберегти листи. Все, документ готовий. Закрити вікно майстра злиття хрестиком.
На кожному етапі можна повернутися до попереднього етапу, можна вибрати інший список. Наприклад, в процесі роботи, ми змінили список.
Детальніше про функції злиття читайте у статті «Роздрукувати багато листів з різними іменами в Word».
Як ще можна використовувати функцію злиття, дивіться в статті "Як перенести таблицю з Excel в Word" тут.
Як змінити в Excel формат значення осередки (неформат осередки), щоб працювала сортування дат, тощо, читайте в статті "Проеобразовать текст в дату Excel".